(目的)

第1条　この規程は、各務原市文書管理規程(昭和57年訓令第4号。以下「文書管理規程」という。)第36条の規定に基づき、文書をマイクロフィルムに撮影して原文書と同様に取り扱うことに関して必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

第3条　削除

(撮影する文書)

第4条　マイクロフィルムに撮影することのできる文書は、その保存年限が永年及び10年のもの並びに常用文書のうちで課等(文書管理規程第4条第1項に規定する課等をいう。以下同じ。)の長が特に必要と認めたものとする。

(文書の編てつの特例)

第5条　マイクロフィルムに撮影する文書の編てつは、文書管理規程第32条の規定にかかわらず、マイクロフィルム文書の検索が効果的にできる方法による。

(マイクロフィルム文書の撮影)

第6条　課等の長は、文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは、当該文書にマスターフィルム(活用フィルム)文書撮影(複製・再撮影・再製)指示書(様式第1号。以下「撮影指示書」という。)を添付し、マイクロフィルム撮影受託者(以下「撮影者」という。)に依頼するものとする。

第7条　削除

(マスターフィルム文書の検収)

第8条　撮影者は、撮影が完了したときは、マスターフィルム文書、原文書、撮影指示書及び撮影証明書を直ちに課等の長に引き渡すものとする。

(活用フィルム文書の作成)

第9条　マイクロフィルムを日常利用するため、課等の長は、必要に応じマスターフィルム文書を複製して活用フィルム文書を作成することができる。

(保存場所)

第10条　マイクロフィルム文書の保存場所は、課等の長が指定する場所とする。

(定期検査)

第11条　企画総務部総務課長は、撮影が完了した日又はこの項の規定による検査が完了した日からおおむね2年ごとにマスターフィルム文書を検査しなければならない。

(再撮影及び再製)

第12条　前条第3項の規定による再撮影及び再製の方法については、第6条の規定を準用する。

(閲覧及び複写)

第13条　課等の長は、特に必要と認めた場合に限り、職員の依頼に基づいてマスターフィルム文書を閲覧させ、又は複写することができる。

(貸出し禁止)

第14条　マイクロフィルム文書は、貸出ししないものとする。ただし、課等の長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(原文書の廃棄)

第15条　課等の長は、第8条第2項の規定による検査が終了したときは、原文書を廃棄することができる。

(委任)

第16条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は別に定める。