2　この規程において「出先機関」とは、各務原市行政組織規則第6条から第18条までに規定する機関をいう。

3　この規程において文書について「保管」とは、文書を当該文書に係る事案を所管する課又は出先機関(以下「所管課」という。)の事務室内の一定の場所に収納しておくことをいう。

4　この規程において「電子署名」とは、電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

5　この規程において「総合行政ネットワーク文書」とは、総合行政ネットワークを利用して交換される文書をいう。

6　この規程において文書について「保存」とは、文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

7　この規程において文書について「移換え」とは、文書をファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)の上段からキャビネットの下段に、又は現年度の文書を収納しているキャビネットから前年度の文書を収納するキャビネットに移すことをいう。

8　この規程において文書について「置換え」とは、文書を保管から保存に移すことをいう。

9　この規程において「ファイリングシステム」とは、必要な文書を必要に応じ即座に利用し得るように電子計算組織その他の方法により系統的に整理分類し、保管し、保存し、廃棄する一連の仕組みをいう。

10　この規程において「文書管理システム」とは、電子計算機を用いて文書の収受、起案、供覧、決裁、保管、保存、廃棄その他の文書管理を総合的に行うための情報システムをいう。

2　総務課長は、課等における文書の管理が適正かつ能率的に行われるよう指導及び改善に努めなければならない。

2　課等の各係にファイル担当員を1人置く。

3　課等の長は、文書取扱主任及びファイル担当員を所属職員のうちから指名し、毎年4月10日までに、総務課長にその氏名を報告しなければならない。

4　課等の長は、文書取扱主任又はファイル担当員を変更したときは、直ちに総務課長に報告しなければならない。

2　往復文書には、次の各号により記号及び番号を付さなければならない。

3　その他の文書の記号及び番号は、次の各号によるものとする。

4　文書の番号は、毎年4月1日を起点として付けるものとする。ただし、例規文書にあっては、毎年1月1日を起点として付けるものとする。

2　課等の長は、供覧を受けた文書を直ちに査閲し、自ら処理するものを除き、処理方針を指示して所管する係長に交付しなければならない。

3　文書取扱主任は、総務課から配布を受けた文書のうちに、その所管に属さない文書があるときは、直ちに当該文書を総務課に返付しなければならない。

2　文書取扱主任は、受信した総合行政ネットワーク文書を速やかに用紙に出力し、第10条から前条までに定める収受の手続きにより処理するものとする。ただし、受信した総合行政ネットワーク文書のうち、軽易なものについては、用紙への出力をしないことができる。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合にあっては、当該各号に定めるところにより文書を起案することができる。

3　起案は、原則として会計年度任用職員(地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の2第1項に規定する会計年度任用職員をいう。以下この項において同じ。)以外の職員が行う。ただし、各務原市事務決裁規程(昭和46年訓令第3号)に定める課長が専決できる事項に属する事務のうちから課等の長が指定する事務については、会計年度任用職員に起案を行わせることができる。

2　起案文書の回議又は合議は、関係職員のみにとどめ、その促進に努めなければならない。この場合において、回議又は合議を遅らせる特別の事情があるときは、あらかじめ起案者に連絡しなければならない。

3　起案文書の回議又は合議を受けた者は、起案内容について意見があるときは、その旨を所定の欄又は余白に記載することができる。

4　起案文書の内容について、関係者が意見を異にするときは、協議し、なお決しないときは、上司の指示を受けなければならない。

5　起案者は、回議又は合議を経た起案文書の内容が変更されたとき又は廃棄となったときは、その旨を関係者に通知しなければならない。

2　前項の法令審査委員会の審査を受けたものは、その旨を起案用紙に表示するものとする。

2　各務原市広報に掲載すべき文書については、前項の規定により起案し、決裁を受けた後、市長公室企画広報課長に送付しなければならない。

3　市長公室企画広報課長は、前項の規定により送付を受けた起案文書の文体、用語及び用字の校正を行った後、決裁しなければならない。ただし、校正を行うことにより文意を変えてはならない。

2　契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書は、袋とじとし、割印を押さなければならない。

2　各務原市公印規程(昭和44年訓令第2号)第9条の規定は、電子署名について準用する。

2　文書取扱主任は、発送を要する文書等で、書留、配達証明、親展等の取扱いを要するものは、封筒等の表面にその旨を朱記しなければならない。

3　総務課長は、郵便により発送する文書等を午後3時に取りまとめ、料金計器別納、料金後納その他の方法により発送しなければならない。

4　料金計器別納の方法により文書等を発送することについての必要な事項は、郵便法施行規則(平成15年総務省令第5号)に定めるもののほか、総務課長が別に定める。

5　料金後納の方法により文書等を発送する場合には、郵便物に料金後納の表示(様式第9号)をし、料金後納郵便物差出票(様式第10号)に記入し、日本郵便株式会社の営業所に提出するものとする。

6　郵便切手を用いて文書等を発送する場合には、郵便切手受払簿(様式第11号)に必要事項を記載のうえ発送しなければならない。

2　電子署名を行う文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき文書を当該文書に係る原議書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を行うものとする。

3　前項の規定により電子署名が行われた文書は、文書取扱主任が発送するものとする。

2　事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、ファイル管理表の分類区分及び配列に従って常に整然と分類整理し、必要に応じて直ちに取り出せるように保管しなければならない。

3　完結文書は、年度ごとに整理し、保管しなければならない。ただし、例規文書その他暦年ごとに整理し、保管することが適当なものについては、この限りでない。

4　前項の場合において、施行した原議書にあってはその施行の日、その他の文書にあっては事案の処理が終了した日の属する年度又は年に帰属するものとする。ただし、4月1日から5月31日までの間において施行する前年度の出納に係る文書にあっては、前年度に帰属するものとする。

5　完結文書は、ファイル管理表の分類区分に従い、該当するフォルダーに収納しなければならない。この場合において、処理の完結した日付が古いものから順に置き、最も新しいものが最上に位置するように収納しなければならない。

6　フォルダーは、ファイル管理表に定める保管場所及び配列に従って該当するキャビネットに収納しなければならない。この場合において、3段キャビネットを使用するときは、上2段に現年度の完結文書を、下1段に前年度の完結文書を保管するものとし、その他のキャビネットに収納するときは、これに準じて保管するものとする。

2　所管課において常時使用する文書(以下「常用文書」という。)で引き続き保管する必要のある文書は、移換え又は置換えを行わないことができる。

2　当該所管課の職員以外の職員から当該所管課において保管している文書の利用の申込みがあったときは、所管課の長は、貸出カードに必要な事項を記入させて、当該文書を利用させることができる。

2　完結文書の保存期間は、当該文書が帰属する年度の翌年度(暦年ごとに整理し、保管する文書にあっては、当該文書が帰属する年の翌年)の初日から起算する。

2　前項の規定にかかわらず特別な理由がある場合は、保存期間の異なる文書を同一の文書保存箱に収納することができる。

3　課等の長は、完結文書の引継ぎをしようとするときは、文書保存箱ごとに引継文書目録(様式第13号)に必要な事項を記入し、総務課長に提出して行わなければならない。

4　総務課長は、文書の引継ぎを受けたときは、当該文書の整理の適否を審査し、適当と認めたものについては速やかに、適当でないものについては所管課に訂正をさせた後、文書保存台帳(様式第14号)に記録し、書庫において保存しなければならない。

2　保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けた者は、無断で当該保存文書を書換え、解体し、抜取り、若しくは差替え、又は庁外へ持出し、若しくは転貸してはならない。

2　総務課長は、前項の申請があった場合は、これを調査し、保存期間の延長を適当と認めるときは、当該保存文書の保存期間を延長することができる。

2　総務課長は、保存期間内であっても明らかに保存の必要がなくなったと認められる保存文書については課等の長と協議して、これを廃棄しなければならない。

3　課等の長は、常用文書のうち常用文書として扱う必要がなくなった場合においては、当該文書をその都度廃棄することができる。

4　文書を廃棄するときは、他に利用されることがないよう、溶解、焼却その他の適切な処理を行わなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和57年4月1日から施行する。

(川島町の編入に伴う経過措置)

2　川島町の編入の日の前日までに、川島町公文書規程(平成8年川島町訓令甲第2号)の規定により管理されている公文書の保存については、川島町公文書規程の例による。

(各務原市公文書規程の廃止)

3　各務原市公文書規程(昭和43年訓令第2号)は、廃止する。

(各務原市処務規程の一部改正)

4　各務原市処務規程(昭和43年訓令第3号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和58年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、昭和58年4月1日以降の文書から適用する。ただし、この訓令による改正後の文書の保存に関する規定は、改正前の規定に基づき現に保存されている文書についても適用するものとする。

この規程は、昭和59年4月1日から施行する。

この規程は、昭和61年4月1日から施行する。

この規程は、昭和62年4月1日から施行する。

この訓令中、第1条、第3条及び第5条の規定は平成元年10月1日から、第2条、第4条及び第6条の規定は平成2年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成元年11月27日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に存するこの訓令による改正前の様式による用紙は、この訓令の施行の後においても当分の間使用することができる。

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

この訓令は、平成2年5月10日から施行する。

1　この訓令は、平成2年7月1日から施行する。

2　改正後の各務原市文書管理規程の規定は、この訓令の施行の日以後に総務部総務課長に引き継ぐ文書から適用し、同日前に総務部総務課長に引き継がれた文書については、なお従前の例による。

この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年7月1日から施行する。

1　この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に改正前の様式により作成されている用紙は、この訓令の施行の日以後においても、当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成8年1月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成9年5月15日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年10月1日から施行する。

この訓令は、平成10年12月21日から施行する。

1　この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に改正前の様式により作成されている用紙は、この訓令の施行の日以後においても、当分の間、使用することができる。

3　各務原市公文例規程(昭和57年訓令第5号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、平成12年1月1日から施行する。

1　この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際現に改正前の様式により作成されている用紙は、この訓令の施行の日以後においても、当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成14年1月1日から施行する。

(各務原市公文例規程の廃止)

2　各務原市公文例規程(昭和57年3月各務原市訓令第5号)は、廃止する。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成16年8月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際現に様式の規定に基づいて作成されている用紙は、この規程の規定にかかわらず、当分の間、所要の修正を加えて使用することができる。

この訓令は、平成16年11月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年3月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年7月1日から施行する。

この訓令は、平成18年7月1日から施行する。

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

2　この訓令による改正後の各務原市文書管理規程(以下「新規程」という。)の規定は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に発生する文書から適用する。

3　前項の規定にかかわらず、新規程第35条の規定は、施行日以後に総務部総務課長に引き継ぐ文書から適用する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年7月1日から施行する。

この訓令は、平成21年10月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年10月1日から施行する。

この訓令は、平成22年12月8日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年10月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年10月1日から施行する。

この訓令は、平成25年10月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成28年9月20日から施行する。

2　改正後の様式第6号及び様式第12号の規定は、この訓令の施行の日以後に作成する文書から適用する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年12月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月15日から施行する。

この訓令は、令和2年4月22日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年3月7日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和7年4月1日から施行する。

この訓令は、令和8年4月1日から施行する。